فرد،ان کرلینجر (Fred N. Kerlinger) تعریف جامعی از این روش ارائه می‌دهد: "تحلیل محتوا روش مطالعه و تجزیه و تحلیل ارتباط‌ها به شیوه نظام دار، عینی و کمی برای اندازه‌گیری متغیرهاست."
وی در بیان ویژگی‌های تحلیل محتوا می‌افزاید: "در گذشته برای اندازه‌گیری متغیرها، از این روش کمتر استفاده شده است. اما کاربرد جدید و فزاینده آن در پژوهش رفتاری به اندازه گیری متغیرهایی معطوف بوده است که بدون این روش، اندازه گیری آنها امکان پذیر نبوده است... در این روش به جای مشاهده مستقیم رفتار افراد یا درخواست از آنان برای پاسخ دادن به مقیاس‌ها یا مصاحبه با آنان، پژوهشگر ارتباط‌‌هایی را که افراد ایجاد کرده‌اند؛ انتخاب و سئوال‌هایش را در آنها جستجو می‌کند."
تعریف "برنارد برلسون" (Bernard Berelson) نیز از تحلیل محتوا، تعریف جامعی است زیرا هنوز با گذشت بیش از چهل سال، پژوهشگران از آن استفاده می‌کنند. برلسون می‌نویسد : تجزیه و تحلیل محتوا، یک شیوه تحقیقی است که برای تشریح عینی، منظم و کمی محتوای آشکار پیام‌های ارتباطی بکار می‌رود.
در تعریف فوق، مفاهیم "کمی و کیفی" ، "عینی و ذهنی" و "آشکار و نهان" جای بحث بسیار دارد. گرچه تحلیل محتوا اصولا بر مبنای داده‌های کمی است، ولی می‌توان متغیرهای کیفی را به متغیرهای کمی تبدیل کرد.
در تحلیل محتوا، پژوهشگر پیام‌های تولید شده را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد و به دنبال یافتن پاسخی برای پرسش‌های تحقیق خود است. روش تحلیل محتوا برای دانشمندان علوم اجتماعی و انسانی فرصت‌های گوناگونی را جهت استفاده منظم از فرا گیرترین شکل مدارک مربوط به امور انسانی- یعنی محتوای ارتباطات- فراهم می‌آورد. دامنه وسیع این فرصت‌ها هنگامی که تنوع مواردی را که روش تحلیل محتوا در آن مفید واقع شده است مرور می‌کنیم؛ آشکارتر خواهد شد.
مراحل روش تحلیل محتوا به این ترتیب است:
1- مشخص کردن هدف: هدف یک پژوهش علمی دستیابی به پاسخ چند سئوال فرضیه است.
2- طرح سئوالات و فرضیه‌ها
3- انتخاب واحد تحقیق: در واقع این سئوال‌ها و فرضیه‌های تحقیق است که نوع متغیر و واحد تحقیق را مشخص می‌کند.
4- ساختن زیرمقوله‌ها: در این مرحله پژوهشگر با توجه به فرضیه‌ها ، سئوال‌ها و صورت مسئله تحقیق، متغیرهایی را می‌سازد که با مبنا قرار گرفتن برای کد گذاری مطالب مورد نظر، محقق را در جهت پاسخگویی به سئوال‌ها و فرضیه‌ها کمک کند. این کار در واقع همان تهیه دستورالعمل کد گذاری به شمار می‌رود.
5- ارائه تعاریف نظری- علمی: در این مرحله باید محقق بتواند تعریف نظری جامع و مانعی برای متغیرها ارائه دهد که درعمل امکان کد گذاری مطالب به راحتی امکان پذیر باشد.
6- مشخص کردن جامعه آماری: این کار برمبنای سئوال‌ها و فرضیه‌های تحقیق مشخص می‌شوند.
7- نمونه گیری: نمونه گیری در تحلیل محتوا با نمونه گیری در روش پیمایشی تفاوت چندانی ندارد و درواقع دغدغه اصلی پژوهشگر این است که نمونه‌ها به طریقی انتخاب شوند که بتوانند آن کل مورد نظر را نمایندگی کنند.برای نمونه گیری با توجه به فرضیه‌ها و سئوال‌های تحقیق و در دسترس بودن نمونه‌ها می‌توان یک هفته یا یک ماه و یا یک سال آماری ساخت.
8- کد گذاری و جمع‌آوری داده‌ها: در این مرحله، محقق با توجه به واحد تحقیق،نمونه‌های انتخاب شده را براساس دستورالعمل تهیه شده، تحلیل و کد گذاری کرده و سپس کد‌های مربوطه را در برگه مخصوص کد گذاری ثبت می‌کند.
9- روایی و پایایی: در مرحله بعد از کد گذاری، برای آنکه اصل عینیت روش تحلیل بکار گرفته محک زده شود، ضریب قابلیت اعتماد (پایایی) محاسبه می‌شود. (با استفاده از فرمول اسکات و کد گذاری مجدد حداقل 10 درصد پیام‌ها)
10- آزمون‌های آماری: در این مرحله پژوهشگر، داده‌های بدست آمده موجود در برگه کد گذاری را وارد کامپیوتری با نرم‌افزار spss می‌کند تا از طریق آزمون‌های آماری- که بیشتر آزمون کای اسکوئر مورد نظر است- به جدول های توزیع فراوانی دست یافته و بعد به مرحله آخر یعنی تجزیه و تحلیل داده‌ها برسد. در این مرحله است که پژوهشگر برای سئوال‌ها و فرضیه‌های تحقیق پاسخ مناسب دریافت می‌کند. و برهمین مبنا نیز تحقیق می‌تواند پیشنهادهایی برای انجام پژوهش‌های جدید ارائه دهد.
